Razpon primerov. Vrstni red postavitev

Video: Oblikovanje primerov v skladu z nomenklaturo zadeve

Vsi dokumenti, ki po njihovo izvedbo mora biti združeni v primeru. Izraz "podjetje" v skladu z GOST 51141-98, je treba razumeti en sam dokument ali niz dokumentov, ki se nanašajo na določeno smer organizacije in dane v mapi v ločeni ovojnici. Za pravilno oblikovanje, shranjevanje in snemanje primerov v vsaki organizaciji mora letno (ob upoštevanju sprememb v zunanjem in notranjem okolju) sestavnih nomenklature zadeve, kar je bistvenega pomena za hitro iskanje dokumentov.

Video: Tečaji "Predavanja o pisarni" (Zvočne knjige ONLINE)

ob formation zadeve vse enote je treba upoštevati zahteve enotnega državnega sistema vodenja evidenc. Glavne določbe so določene v GOST 51141-98, glavnih dokumentov Oddelka Arhiv ruske vlade, smernice arhiviranje telesa, seznam dokumentarnega gradiva. Je treba upoštevati roki za arhiviranje in dejanja. Če organizacija s kompleksno strukturo in številnih funkcij v vsakem oddelku in po vsej organizaciji uporabljati enotna načela za organizacijo dokumentov, oblikovanje in primerov indeksiranja. Zato zaposleni Oddelek nomenklatura zadeve, kakovost storitev, katera koli druga strukturna enota ali organizacija bi morala biti oblikovana ob upoštevanju zahtev normativnih dokumentov.

Ob prvi korak je, da se opredelijo vprašanja in kategorije dokumentov, ki morajo vključevati primere enot nomenklatura ali organizacije. Moramo izhajati iz potrebe, da pokrije celotno količino dokumentacije, kako ustvariti in prejeli. Ko boste videli nova vprašanja, ki niso zajete v nomenklaturi, je potrebno, da se dopolnjuje. Oblika zadeve nomenklatura naj bi omogočilo pravočasno posodobitev je. Zato, ko naj bi indeksiranja zadeve zagotoviti možnost novih indeksov in izključuje zamenjavo že dodeljene indeksov že oblikovane primere. Mimo nedokončan posel, ki se prenesejo v naslednjo območju leto od ohranitev prvotne številke.

Video: 16 Arhiviranje - nomenklatura zadeve

Naslov vsakem primeru mora biti jasno in v celoti razkriti sestavo zadeve in vsebino dokumentov, ki se dajejo v tej mapi. Na potrebo po določite mapo in indeks rok trajanja primer. Konsolidacija primerov se izvaja na podlagi nominalne, na primer, naročil, protokolov, navodila in tako naprej. Zadeve se lahko nastavi v podrobnosti, na primer, korespondenco z določeno novinar, korespondenco za dobavo surovin, korespondenco z novinarji, v kombinaciji na teritorialni podlagi, in tako naprej.

Kdaj naj se združi dokumente, bodite pozorni na pogoje njihovega shranjevanja. ni mogoče združiti v eno primerov dokumentov začasno in trajno skladiščenje ali različna obdobja skladiščenja. To ni dovoljeno, da v osnutku dogovora vključuje nepomembne dokumente ali možnosti kopij pomnoži. Pri oblikovanju zadeve je treba preveriti v prisotnosti vseh dokumentov podpisov in pravilno potrditve.

Video: Kako ustvariti nomenklature zadeve? . Strokovnjak za Doronina LA pisarni,

Indeksiranja zadeve in prednostni vrstni red je treba glede na pomembnost. Prvi opisuje najpomembnejše dokumente (naročil, predpise ali druge administrativni dokumenti). Nomenklatura zadeve mora vsebovati indekse in glave zadeve, pogoje za shranjevanje, evakuacije red. Razpon primerih, ki jih z vzpostavljenim vrstnim redom, odobrenih v organizaciji in v soglasju z častnik Državni arhiv v regiji. Ob koncu leta v nomenklaturi izdal končni zapis, ki prikazuje število primerov, ki so bile odprte v letu v vsaki kategoriji. Vložitev primere trajnega arhiviranja ali odstranjevanja primerov začasnih skladišč (zapadlost) se izvaja v skladu z ugotovljeno Navodila za pisarniško-delo organizacija desno.