Poslovni proces - kaj je to? Oblikovanje, simulacija, optimizacija poslovnih procesov

Sodobne metode vodenja podjetja se vse bolj zadolžujejo v tujini tehnike in tehnologije. In ne zato, ker je to v modi, ampak zato, ker je priročen in učinkovit. Ena od teh metod pokvari vse rutinsko delo na osnovnih sestavin in nato podrobno opisuje vsak po en poslovni proces. To traja veliko časa, vendar sklepamo sistem omogoča, da bi našli in slabosti in preveč napihnjenosti odgovornosti in naloge jasno. Po porabi upravljanje časa lahko prenese del svojih pristojnosti dol po lestvi, si sprostitev časa za strateško načrtovanje.

Video: avtomatizacijo poslovnih procesov v CRM Bitriks24

Življenje v skladu z načrtom

Druga stvar je, da je osebje podjetja pogosto ne razumejo pomen tega postopka in pozdravlja pripravljenost vodstva, da prepoznajo ključne poslovne procese. Kljub temu, bolj moramo razumeti modeliranje in opis osnovnih operacij za vsako enoto, in tudi zaposlenih. Še huje, če je stanje v podjetju zaposleni, ki študirajo poslovne procese družbe. So nenehno o nečem se vprašati, moti in sicer posega v izvajanje neposrednih funkcionalne odgovornosti vseh zaposlenih. Kaj storiti?

Začnimo od daleč. Vsako jutro, preden je večina od nas naloga - priti na delo. Za njegove uspešne rešitve potrebujejo čas, da se zbudiš, priti skupaj in potekajo v nekaterih prometa (ali gre za osebni avtomobil ali podzemne avtomobila). Nato lahko vsaka komponenta se razdelijo na manjše postopke: da se zbudimo na čas, lahko nastavite alarm, in ga lahko prosite nekoga, da se zbudiš, itd Ne glede na rezultat odločitve metoda (pravočasno prebujenja) je dosegel ... Toda rast, pristojbine in način dela različnih metodologij rešitve in končni rezultat. Pravzaprav, smo prišli do prve definicije.

Za tisto, kar je vse, kar potrebujete

Torej, poslovni proces - posebno zaporedje preprostih ukrepov, ki pretvarjajo sredstva v uporaben končni izdelek. V našem primeru življenja, obstajajo trije različni postopki, od katerih vsaka zahteva svoj vhodni podatki in po nekaj manipulacije pripelje do želenega rezultata. Pojdi na družbo. Ne glede na vaše podjetje v vsakem družba delo definiran strokovni odnos zaposlenih: prenos podatkov, opredelitev potrebe po izdelku, analiza proizvodnje in virov, itd In to je pomembno omeniti, da je vse našteto vrednost le, če so izpolnjeni trije pogoji, ..:

- Podatki, ki jih zadevni zaposleni v njem posreduje;

- To se naredi ob pravem času;

Video: Kako opisati in izvajanje poslovnih procesov v podjetju

- obliko, v kateri so predstavljene informacije, je zelo preprosta in enostavna.

Če povzamemo zgoraj, je mogoče trditi, da je poslovni proces - je pretok informacij, odzivanje na tri vprašanja: kaj, kje in kdaj. To je bilo, da je opravljeno delo nemoteno in kontinuirano, je treba ugotoviti, njenih sestavnih delov. V tem primeru bo prišlo do podvajanja nalog, pomanjkanje izvajalca ali izpadov.

Ko jasno opredeljen poslovni proces, vsak delavec preneha biti nepogrešljive. Ne pozabite, koliko krat je moral čakati, kdaj bo prišlo do bolnišnice (ali vrnitev s počitnic) nekdo sodelavcem v vaši odsotnosti na telefonu samo ne ustavi zvonjenje, in vsakdo poskuša ugotoviti, kaj in kako delaš. In če se boste odzvali na prošnjo za usmerjanje in je dokaj podroben opis poslovnih procesov, ki jih lahko razvedri in miren in se sprostite, in včasih samo za kosilo ...

Obrača na formalnih definicij jezika, bomo trdili, da je opis poslovnih procesov, je družba postavlja te cilje:

• razumeti celotno strukturo organizacije in določi dinamiko njenega razvoja;
• opredeliti trenutne izzive in možnosti za njihovo odpravo;
• vzpostaviti jasen za vse udeležence (razvijalci, uporabniki, kupci itd ...) ciljev in sistema;
• oblikovati zahteve za potrebno programsko opremo.

Seveda, sam po sebi, opis poslovnih procesov, je brez pomena. Ampak tukaj je za reinženiring - primarna naloga. Le z razumevanjem strukturo odnosa, in način pretoka informacij, lahko govorimo o ponovni razmislek semantično obremenitve tako za podjetja in njegovih posameznih divizij. Vendar pa bi morale biti izvedene reorganizacije, da bi dosegli nekatere cilje: izboljšanje kakovosti storitve strankam biti zmanjšanje zatrat- zagotavlja več svobode pri odločitvah izvajalcev (zmanjšanje glede na izvedbo del), itd ...

preprosta razvrstitev

Najpogosteje je treba opisati Informacije poslovnih procesov Zdi se, v podjetjih s funkcijsko usmerjene strukture. Bistvo je, da cilji in cilji različni oddelki lahko v nasprotju s seboj. To bo privedlo ne samo do zmanjšanja dobičkonosnosti podjetja, ampak tudi za njeno izgubo konkurenčnosti.

Sodoben pristop k upravljanju je bolj proces v naravi. Vse delo se šteje kot poseben sklop procesov (od katerih je vsak sestavljen iz enega ali več osnovnih operacij). Formalizirati in standardizirati pristop po kategorijah sprejet takšni procesi (klasifikacija poteka v zvezi z izdelkom dodano vrednost):

• Osnovna - tisti, s katero je družba prejme dohodek: proizvodnja, trženje, oskrbe;
• Nadzor - tisti, ki določajo cilje in cilje oddelkov in posebnih izvajalcev;
• Podpora - tisti, ki opravljajo proizvodne vire, vendar ne dodajajo vrednost končnega izdelka: priprava in izbor kadrov, finančno podporo, pravno varstvo, itd ...

Poleg že navedenih neodvisnosti človeškega dejavnika in poenostavljeno prilagoditev novih zaposlenih, opis poslovnih procesov omogoča učinkovito obvladovanje stroškov poslovanja družbe.

lastnosti

Zdaj je jasno, da družba za upravljanje ne sme biti samo identificirati s tem povezane pretok informacij, vendar jasno opisati vse dejavnosti. Ker smo že vedeli, da je poslovni proces - je del celotnega dela, ki poteka od ene osebe na drugo (v vašem funkcionalna enota ali ne - ni važno), nato pa na dejstvo, da se vse, kar je v svetu lahko enotno. Strokovna dejavnost - še toliko bolj.

Ne glede na obseg vsakega poslovnega procesa lahko opišemo z enakimi lastnostmi.

- Meja - to je začetek in konec preprosto operacijo.

- Lastnik - zaposleni v podjetju, ki ima ne le potrebna sredstva za delo, vendar so tudi načrti, analize, upravlja protsessom- in kar je najpomembnejše - je odgovoren za rezultat.

- Prijava - informacije prejeto sporočilo v kakršni koli obliki sprejeto v podjetju, ki določa, da je treba podatke in označuje začetek procesa.

Video: Oleg Bragin. Optimizacija poslovnih procesov 1

- Izhod - informacije ali uresničilo del izdelka, ki se porabi zunaj stranko umetnik.

- Izvajalec - osebje podjetja, ki se ukvarjajo v istem procesu.

- Viri - material ali informacij o dejavnostih, ki ne spreminja med delovanjem (in služi samo za preoblikovanje vhodni podatki v končnem izdelku).

- Nadzor kakovosti - industrija ali notranji (ki ga družba za upravljanje) kazalcev za ugotavljanje učinkovitosti dela.

Obvezno izbor elementarnih procesov

Seveda, ne sme vsako podjetje je opis poslovnih procesov. Kljub temu pa obstajajo številni primeri, ki ne storijo, ne da dolgočasno. Kaj so glavni:

• Dejavnost podjetja je avtomatizirano. V tem primeru, poslovni proces diagram prevaja potrebe strank v vsakdanjem jeziku programer.
• Izboljšanje dejavnosti družbe. Ne samo, posodobitev opreme in tehnologij, da bi pomagali izboljšati končno za zdravilo optimizacijo poslovnih procesov daje možnost, da prepoznajo prednosti in slabosti dela in sprejeti ustrezne nadzorne rešitve.
• Certificiranje organizacija za mednarodne standarde (ISO). Ustvaril je enaka za vse zaposlene sistema za nadzor kakovosti.

Kako predložiti opis kupca

Modeliranje poslovnih procesov zahteva opis posameznega elementa. Kako to storiti, neboleče za organizacijo? Tri glavne metode, sprejete v svetovni praksi: besedilo, grafični in tabelarni.

Opis besedilo vključuje vse napredek na preprost in razumljiv zaporedju. Oblika in vsebina je lahko zastonj (če še niste razvili mednarodni ali industrijske standarde) in urejene dokumente. Na primer: prodajni oddelek prenaša računovodsko dokumentacijo za obdobje po oddelku zaposlenih v oddelku za načrtovanje rutinsko analitično delo opravi za določitev porazdelitve in dinamika morali morebitne prilagoditve proizvodno rezultat oddelka za načrtovanje se prenaša na oddelku za marketing, kjer analiza rastnih faktorjev (spada) trženje in t. d.

Grafični poslovni proces diagram omogoča prikaz rezultatov analitičnega dela. Ni potrebe, da, da je vidno zaznavanje informacij najbolj učinkovito opomni. Torej, vse vrste grafikonov in diagramov nam omogočajo, da hitro razumejo, kaj se dogaja, in najti pravo rešitev.

Video: Tečaj: Izdelava poslovnih procesov Bitriks24. Formalizacija in Business Process Editor (1/8)

V primerih, ko je glavna naloga reforme dejavnosti -, je treba optimizacijo poslovnih procesov za uporabo obliki tabele, da jih opisali. Z njo lažje razumeti zaporedje korakov in smer pretoka informacij. Vrsta plošča ne vsebuje le opis delovanja rednih enot, pa tudi grafi vhodnih in izhodnih dokumentov, naslov (se lahko določi kot celotne enote in posameznega zaposlenega) in tako naprej. D.

Kako opisati poslovni proces

Ni dovolj, da se opravi analiza poslovnih procesov. Najbolj pomembna stvar je v tem primeru pravilno, vendar hkrati in enostavnost opisa. Za začetek artikulirati ime enega samega procesa. To bo pomagalo razumeti svoje lastnosti, delovanje in logiko v celotni verigi proizvodnih dejavnosti.

Potem bi morali določiti, kateri vhodni podatke, potrebne za pravilno izvajanje naloge, kot tudi seznam določbo virov. Posneta zaporedje preprostih operacij, od katerih se postopek ne bo pogrešal in ne pozabi ničesar.

Modeliranje poslovnih procesov ne more storiti brez lastnika procesa in spremljanje njenega sistema izvajanja. V ta namen je treba opozoriti, da v opisu s standardnimi pogoji delovne uspešnosti in seznam dokumentov, ki so jih poslali na naslednji povezavi. Če poenostaviti opis, bi moral videti takole: "&hellip, po analizi prodaje za obdobje oddelek za načrtovanje zaposleni zapolnjuje ustaljeno obliko (tabela), ki se prenaša na oddelku za marketing ... "

Poenostavljena shema opisa proizvodnih procesov

Pri izdelavi opisov so najpogosteje zaposleni soočajo z dejstvom, da ne vedo, kako verbalno komunicirati z vsebino njihovega dela. Da bi bil poslovni procesi sistem jasen in strukturiran, lahko ustvarite beležke. To kaže na vprašanja, ki jih je, da bi čim bolj jasen in natančen odgovor. Torej, kaj so vprašanja?

• Kaj? Opisuje, da je posebej izdelan v tej operaciji.
• Zakaj? Oddaja cilj delovanja.
• Ko? Določa, ki sproži izvedbo.
• Kdo? To se nanaša na posebne umetnikov.
• Kako? Na tem seznamu so potrebna sredstva.

Razvoj poslovnih procesov pomeni, da lahko uporabite vse načine, da opisati. Tako boste dobili najbolj natančen načrt dela. Grafična izvedba bo razkril odnos funkcionalnih enot, in tabelo besedila, in dati vsebino vsako operacijo. Na žalost, avtomatizacija poslovnih procesov ni mogoče brez tega zamudnega predhodnega dela.

Kako zbrati informacije

V praksi je znano, veliko načinov, kako pridobiti potrebne informacije. Najprej moramo analiziranje zakonodajnih dokumentov, ki urejajo zaposleni družbe. Potem bi morali opraviti osebne razgovore z vsakega neposrednega storilca, da bi opisali vsebino svojega dela. Poleg tega je za izboljšanje in razjasnitev spornih vprašanj, svetovalce, morajo analitiki uporabljajo spremljanje izvajanja poslovnih procesov.

Če celovitega pristopa k reševanju problema, poslovni proces avtomatizacije ne zdi tako dolgočasno in jalovo vajo.

delovna skupina

In vendar, če je glavna naloga družbe - avtomatizacija poslovnih procesov, in pritegniti zunanje upravljanje svetovalno podjetje ne namerava nujno postavlja vprašanje: "Kje začeti?" Prvi korak je delovna skupina zaposlenih v družbi. Zaželeno je, da imajo člani delovne skupine odlične analitične sposobnosti in sposobnost poslušanja. Dejstvo je, kot je bilo že omenjeno, je večina dela je izvajanje osebne razgovore z poslovnih procesov izvajalcev.

Naslednje, kar potrebujete, da bi resnično sliko o delovanju sistema. Kot je za modernizacijo podjetja dela in prinašajo dobiček govoriti popolnega prestrukturiranja je verjetna. Zato je treba določiti sistem in smer pretoka informacij na začetku optimizacije.

Kaj je v opisu

Da bi se izognili zmedi in nejasnosti v opisu poslovnih procesov, strokovnjaki priporočajo uporabo procesov zemljevidov. Ta standardiziranimi dokumenti, ki omogočajo, da se združi vse ukrepe glede vplivnega umetnika in kompleksnosti opisanih operacij.

Vsak opis lahko razdelimo v naslednje komponente:

• Postopek enotno obliko (običajno miza);
• poslovni proces zemljevida (so lahko v kakršnikoli obliki - opis besedila, grafični ali miza);
• poti (dohodni in odhodni pretokom informacij, virov in finance);
• matrike različnih delovnih procesov (interakcija tabeli med različnimi postopki, ki omogoča razporeditev primarnih in sekundarnih tokov ter postopki);
• diagram (diagram poteka poslovnega procesa);
• Podroben opis tekstovni;
• dokumentiranje (ustvarjanje dokumente, ki dokazujejo izvedbo postopka);
• prepoznavanju kazalnikov poslovnega procesa (uspešnost iskanja in kazalniki, ki jih je mogoče upravljati ne le napredek, temveč tudi kakovost);
• predpisi (z drugimi besedami, opis delovnega mesta).

kazalniki

Kot je že večkrat poudaril, mora vsak postopek nekaj izmeriti. Zato je treba najprej oceniti učinkovitost celotnega podjetja. Najpogosteje, strokovnjaki priporočajo, da preizkusite poslovnih procesov v štirih dejavnikov: časa, stroškov, kakovosti in količine.

vendar Model poslovnih procesov dinamičen in raznolik. Torej, to pogosto ni dovolj za oceno le hitrost delovnem morate upoštevati delovne pogoje in Podjetje infrastrukture. Poleg tega so skoraj vse industrija ne more obstajati brez dobaviteljev, financ, logistike in partnerji. To je tudi merljive kazalnike.

In, seveda, ne smemo pozabiti na medije in človeškega dejavnika. Večja kot je raven izobraževanja, manj časa bo trajalo, da pregledajo navodila in vnos podatkov.

V središču najbolj načel strukturne analize in oblikovanja (SADT - strukturirano analizo in oblikovanje tehnike) metodologijo modeliranja je sedaj določen, kot tudi nekatere algoritmično jeziki. Lahko govorimo o obstoju več osnovnih modelov poslovnih procesov analize:

- Business Process Modeling - v resnici, modeliranje - razkriva funkcionalnega vidika obstoja podjetja.

- Delo Flow modeliranje - opisuje potek dela in je podoben risanje diagramov poteka.

- Data Flow modeliranje - za razliko od prejšnjega, opisuje podatkovne tokove (podatkov) - uporablja se za pripravo zaporedje operacij.

Shewhart cikla, Deming

Glavni poslovni procesi (1C vam omogoča, da jih loči od splošnega seznama), je priporočljivo, da opisati v ločenem dokumentu, ki se imenuje "Pravila pridelave dela." Vse, kar je manj pomembno, v naravi ali je sestavljen iz majhnega števila preprostih operacij, običajno opisane v opisu delovnih mest.

Video: je samodejen! konfiguriranje poslovnih procesov "Bitriks24"

Pri pripravi predpisov je treba upoštevati pogoje cikla nenehnega izboljševanja družbe (model Shewhart-Deming). Njene določbe trdijo, da optimizacijo in izboljšanje - neskončen proces. Tj sestavljen iz teh upravnih odločb, ki so zdaj upravljanje začaran krog: načrtovanje, izvajanje, nadzor, prilagajanje.

Pri pripravi uredbe je treba upoštevati načela, ki zagotavljajo modela skladnost Shewhart Demingov:

1. Izračun ciljev za naslednje obdobje.
2. Analiza dinamike odstopanj in dokumentacije o domnevnih vzrokov.
3. Določitev korektivnih operacij in analizira njihovo učinkovitost.

Razvoj modela morajo biti v skladu s poslovnimi pravili. Kot je splošno sprejeta pravila v korist normativno-pravne osnove države, v kateri podjetje deluje. Drugi model je osnova za poslovne politike družbe.

izvedbenih Sistem vodenja kakovosti morate skrbeti za razvoj in usklajevanje poslovnih procesov. Kot je navedeno v tem članku - ni vedno osebje družbe razume pomen modernizacije začelo. Vzgoja za vsakega zaposlenega pomen oblikovanja učinkovitega modela poslovnih procesov - naloge višjega vodstva.

Za je dobro uveljavljeno in dobro zasnovan sistem bo poenostaviti ne samo pridobivanje zdaj v skladu z mednarodnimi standardi kakovosti ISO 9001: 2008, ampak tudi znatno izboljšati učinkovitost vsakega zaposlenega.

Oba dejavnika vodi podjetje za povečanje konkurenčnosti na trgu, ki v zameno, blagodejno vpliva tako za vlagatelje in stranke.